Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε;
Τα στοιχεία που συλλέγουμε μπορεί να περιλαμβάνουν το ονοματεπώνυμο, τη διεύθυνση, τα τηλέφωνα επικοινωνίας, την ημερομηνία γέννησης, τον αριθμό Α.Τ., το πατρώνυμο, το ΑΜΚΑ, το επάγγελμα και την ηλεκτρονική διεύθυνση των μελών και αθλητών μας.
Για κάποια μέλη μπορεί να έχουμε περισσότερα στοιχεία, όπως μέλος Δ.Σ, επιτροπών, διδακτικός ή διαιτησιακός ρόλος. Ακόμη διατηρούμε πληροφορίες σχετικές με πειθαρχικά θέματα.
Μπορεί να διαθέτουμε φωτογραφίες από τα μέλη μας και τους αθλητές, από αυτούς που συμμετείχαν ή κέρδισαν σε αγώνες που διοργανώσαμε ή γενικά για λόγους διαφήμισης.
Πώς χρησιμοποιούνται τα δεδομένα;
Χρησιμοποιούνται για διοικητικούς σκοπούς και για επικοινωνία, για θέματα διοργάνωσης αγώνων. Παρέχουμε τα δεδομένα των αθλητών μας εάν μας ζητηθούν στην Ε.Φ.Ο.Α. για σκοπούς σαν αυτούς που περιγράφονται παρακάτω.
Με ποιόν μοιραζόμαστε τα δεδομένα σας;
Τα δεδομένα των αθλητών μας μπορούν να δοθούν στην Ε.Φ.Ο.Α., και κατά περίπτωση στην Ι.Τ.F. και T.E. Για λεπτομέρειες χρήσης των δεδομένων σας από την Ε.Φ.Ο.Α., δείτε σχετική ανακοίνωση στον ιστοχώρο της.
Τα προσωπικά σας δεδομένα δεν δίδονται από εμάς σε άλλους οργανισμούς, εκτός αυτών που εμφανίζονται παραπάνω, άσχετα με το αν συνδέονται ή όχι με το τένις.
Από πού προέρχονται αυτά τα δεδομένα;
Δεδομένα για σχεδόν όλα τα μέλη και τους αθλητές μας προέρχονται από την εγγραφή τους ή από την ανανέωση των στοιχείων τους είτε απευθείας σε εμάς ή στην Ε.Φ.Ο.Α.
Πώς αποθηκεύονται τα δεδομένα σας;
Οι πληροφορίες καταγράφονται κυρίως σε ψηφιακή μορφή σε υπολογιστές. Όλες οι πληροφορίες που αποθηκεύονται απομακρυσμένα είναι αποθηκευμένες σύμφωνα με το GDPR.
Ποιος είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τους σχετικούς νόμους και κανονισμούς;
Σύμφωνα με το GDPR, δεν έχουμε νομική υποχρέωση να έχουμε έναν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Τα άτομα που είναι υπεύθυνα για τη διασφάλιση των υποχρεώσεων του Ομίλου μας βάσει του GDPR είναι ο εκάστοτε Γεν. Γραμματέας και ο Διευθυντής του Ομίλου μας.
Ποιος έχει πρόσβαση στα δεδομένα σας;
Μέλη του Δ.Σ., το προσωπικό και οι επιδιαιτητές του Ομίλου μας έχουν πρόσβαση στα δεδομένα των μελών μας, για την εκπλήρωση νόμιμων εργασιών για τον Όμιλό μας, την Ε.Φ.Ο.Α.,την I.T.F και την T.E.
Μπορεί να δώσουμε σε υπεργολάβους του Ομίλου μας πρόσβαση σε μέρος των στοιχείων σας, για συγκεκριμένες εργασίες, όπως η αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Δεν έχουν το δικαίωμα να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα αυτά για οποιονδήποτε άλλο σκοπό.
Ποια είναι η νομική βάση για τη συλλογή αυτών των δεδομένων;
Ο Όμιλός μας συλλέγει προσωπικά δεδομένα που είναι απαραίτητα για τους σκοπούς των νόμιμων συμφερόντων του, ως οργάνωση-μέλος και συμμετέχων σε ένα διεθνώς και από τη Γενική Γραμματεία Αθλητισμού αναγνωρισμένο ολυμπιακό άθλημα.
Για κάποια στοιχεία, όπως αυτά που σχετίζονται με οικονομικά θέματα, η βάση για τη συλλογή και τη διατήρηση των στοιχείων είναι η συμμόρφωση με τις νομικές μας υποχρεώσεις.
Πώς μπορείτε να ελέγξετε τα στοιχεία που έχουμε για εσάς;
Αν θέλετε να δείτε τα βασικά στοιχεία μέλους που έχουμε για εσάς, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την Γραμματεία του Ομίλου.
Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας αν θέλετε να ζητήσετε να σας παρέχουμε όποιες άλλες πληροφορίες έχουμε καταγεγραμμένες για εσάς. Είναι υποχρέωσή μας να σας παρέχουμε αυτές τις πληροφορίες μέσα σε έναν μήνα.
Συλλέγει ο Όμιλός μας «ειδικά» στοιχεία;
Το GDPR αναφέρεται σε ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα ως «ειδική κατηγορία προσωπικών δεδομένων».
Δεν κρατάμε αρχεία από οποιοδήποτε είδος ειδικών στοιχείων. Αν θέλετε να αλλάξετε οτιδήποτε στοιχεία έχουμε στη διάθεσή μας, μπορείτε να το κάνετε οποιαδήποτε στιγμή επικοινωνώντας με την Γραμματεία του ομίλου.
Πως μπορείτε να ζητήσετε τη διαγραφή, τον περιορισμό ή τη διόρθωση των δεδομένων σας;
Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να περιορίσετε τη χρήση των στοιχείων σας.
- Μπορείτε να φροντίζετε να είναι ανανεωμένα τα στοιχεία μέλους με το σωστό όνομα, αλλά με περιορισμό στα στοιχεία επικοινωνίας. Παρόλα αυτά χρειαζόμαστε τουλάχιστον μία μέθοδο επικοινωνίας μαζί σας. Μπορείτε, για παράδειγμα, να φροντίζετε να ανανεώνετε την ηλεκτρονική σας διεύθυνση.
- Μπορείτε να επιλέξετε να μην μας δώσετε την πιστοποιημένη ημερομηνία γέννησή σας, αλλά αυτό θα σας απαγορεύσει τη συμμετοχή σε αγώνες με περιορισμό ηλικίας (junior ή senior).
- Μπορείτε να επιλέξτε να μην λαμβάνετε ηλεκτρονικά μηνύματα από τον Όμιλό μας ή την Ε.Φ.Ο.Α. (δεν στέλνουμε τέτοια μηνύματα για λογαριασμό άλλων οργανισμών).
- Για την εφαρμογή οποιασδήποτε από τις παραπάνω επιλογές, παρακαλούμε να επικοινωνήσετε με την Γραμματεία του Ομίλου μας.
Για πόσο χρόνο διατηρούμε τα στοιχεία σας και για ποια αιτία;
Κανονικά διατηρούμε αρχείο με τα στοιχεία των μελών ακόμη και μετά την παραίτησή τους από μέλη του Ομίλου, σε περίπτωση που θέλουν αργότερα να ξαναγίνουν μέλη. Παρόλα αυτά θα διαγράψουμε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας, αν το ζητήσετε.
Από τη στιγμή που τα σχετικά στατιστικά στοιχεία, όπως αποτελέσματα αγώνων τένις, εξακολουθούν να είναι απαραίτητα για τους σκοπούς για τους οποίους έγινε η αρχική συλλογή και επεξεργασία, τα αποτελέσματα από τους αγώνες χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό των Βαθμολογιών και την κατάταξη των αθλητών και δεν διαγράφονται από τον Όμιλό μας ή από την Ε.Φ.Ο.Α., αν και, έπειτα από σχετική αίτηση, δε θα συνδέονται πλέον με τον αθλητή ο οποίος δεν θέλει την αποθήκευση των προσωπικών του δεδομένων.
Αποτελέσματα ολοκληρωμένων αγώνων, ιστορικοί κατάλογοι και λίστες βραβεύσεων είναι στοιχεία απαραίτητα για λόγους αρχειοθέτησης και τα ονόματα δεν μπορούν να διαγραφούν από εκεί.
Άλλα στοιχεία, όπως αυτά που σχετίζονται με λογιστικά ή προσωπικά θέματα, διατηρούνται για τη νομικά απαιτούμενη περίοδο.
Τί συμβαίνει όταν ένα μέλος αποβιώσει;
Κανονικά διατηρούμε τα στοιχεία του μέλους όταν αποβιώσει. Αν το ζητήσουν οι άμεσοι συγγενείς, τα στοιχεία του μέλους θα διαγραφούν, με βάση τις διαδικασίες που περιγράφονται στην ενότητα για τη διαγραφή των στοιχείων ενός πρώην μέλους.